Nápověda

Elektronické přejímky technické dokumentace

Schéma procesu elektronických přejímek technické dokumentace

Celý proces elektronické přejímky probíhá z pohledu Dodavatele stavby na portálu DPO a skládá se ze tří základních částí:

  1. Příprava a předání technické dokumentace Dodavatelem stavby
  2. Automatická kontrola formálních náležitostí technické dokumentace portálem DPO
  3. Akceptace technické dokumentace technikem, jejíž výsledek (schválení nebo zamítnutí) portál DPO zobrazí

Příprava technické dokumentace v elektronické formě

Požadavky na technickou dokumentaci nových samostatných přípojek a přeložek samostatných přípojek jsou uvedeny v seznamu „Dokumentace k předání staveb plynovodních přípojek do 4 barů včetně z OC nebo PE realizovaných technickým partnerem“, tento seznam je při každé změně zasílán na kontaktní e-mailové adresy všech technických partnerů. Požadavky na technickou dokumentaci ostatních typů staveb, které jsou v pilotním provozu, mají k dispozici pouze dodavatelé staveb, kteří jsou do pilotního provozu zapojeni. Pro úspěšné zahájení elektronické přejímky musí předávané dokumenty splňovat formální náležitosti, které portál DPO automaticky kontroluje. Teprve dokumenty splňující tyto formální náležitosti se dostanou k technikovi, který hodnotí jejich věcnou správnost. Portál DPO kontroluje tyto formální náležitosti:

  1. Název dokumentu odpovídá požadovanému formátu (text STAVBA ve vzorovém názvu souboru nahraďte 10-místným číslem stavby, oddělte podtržítkem od kódu dokumentu a za podtržítko můžete do textu POPIS doplnit nepovinný text, který blíže specifikuje obsah dokumentu)
  2. Byl předán požadovaný počet dokumentů (povinné dokumenty jsou označeny v seznamu výše, pro některé typy lze předat pouze 1 dokument)
  3. Maximální velikost jednoho dokumentu je 25 MB (dokumenty skenujte barevně jako rastr, tzn. bez textové vrstvy, v rozlišení max. 300 – 600 dpi)
  4. Dokument je ve formátu PDF/A (naskenované dokumenty převeďte s využitím funkce portálu DPO Přejímka dokumentace / Konverze do PDFA)
  5. Dokument je opatřen platným kvalifikovaným elektronickým podpisem, který nepoškozuje formát PDF/A a má minimální požadovanou platnost 48 hodin, nezbytnou pro zahájení dlouhodobé údržby dokumentu v Digitálním archivu provozovatele DS

Kromě dokumentů technické dokumentace můžete v rámci elektronické přejímky předat i další pomocné dokumenty, např. smlouvu o zajištění provozu plynovodní přípojky, které nemusí splňovat žádné formální náležitosti s výjimkou maximální velikosti dokumentu.

Podepisování dokumentů elektronickým podpisem

Při podepisování dokumentů elektronickým podpisem dodržujte tato pravidla:

  1. Naskenovaný dokument nejdříve zkonvertujte do formátu PDF/A, teprve pak ho podepište.
  2. Pro podepisování využívejte doporučené aplikace a typ podpisu doporučený pro konkrétní aplikaci

Některé aplikace, resp. některá jejich nastavení, při vytváření elektronického podpisu poškozují formát PDF/A. Dokument podepsaný takovou aplikací s nevhodným nastavením neprojde kontrolou PDF/A při předání přejímky, přestože byl před podepsáním na portálu DPO správně konvertován. Poškození formátu PDF/A lze předejít pouze výběrem správné aplikace a využitím doporučeného typu podpisu.

Obecně platí, že většina zdarma i komerčně dostupných aplikací nepoškodí formát PDF/A v případě, že se dokumenty podepisují neviditelným podpisem. Neznamená to však, že využívání neviditelného podpisu je povinné. Je pouze nezbytné, aby při podepisování nedošlo k poškození formátu PDF/A a podepsaný dokument prošel kontrolou PDF/A při předání přejímky.

Zápis o technické přejímce

Pro elektronickou přejímku samostatné přípojky na portálu DPO používejte od 1.4.2020 nový jednotný vzor Zápisu o technické přejímce, určený pro všechny elektronicky i fyzicky předávané cizí stavby plynárenského zařízení provozované společností GasNet, s.r.o. Vyplněné datum přejímacího řízení v zápisu odpovídá datu elektronického podpisu provozovatele DS nebo jeho zástupce (1). Vyplněné jméno, příjmení, společnost a vlastnoruční podpis stavebníka, zhotovitele, provozovatele DS a ostatních účastníků stavebního řízení mohou být v zápisu nahrazeny kvalifikovaným elektronickým podpisem. U zápisů podepsaných viditelným podpisem se tyto údaje, v závislosti na nastavení, mohou zobrazovat přímo v textu dokumentu (2).

Všechny tyto údaje lze vždy zjistit z vlastností elektronického podpisu. Dokument otevřete v programu Adobe Reader, z pruhu nástrojů v levé části aplikačního okna vyberte podpisy (1), klikněte na některý z podpisů, např. na podpis zástupce provozovatele DS (2) pravým tlačítkem myši, v kontextovém menu zvolte nabídku zobrazit vlastnosti podpisu (3) a v dialogovém okně uvidíte údaje o podepisující osobě včetně data a času podepsání dokumentu (4), podrobné údaje včetně společnosti pak získáte zobrazením certifikátu (5), na kterém je elektronický podpis založen..

Krok 1 – Zahájení elektronické přejímky technické dokumentace

Do webového prohlížeče zadejte adresu portálu DPO https://dpo.gasnet.cz a zvolte nabídku Přejímka dokumentace (1). Zadejte Vaše přihlašovací údaje, tzn. uživatelské jméno a heslo, které jste získali při registraci uživatele typu Dodavatel / Technický partner nebo Dodavatel / Dodavatel plynárenských staveb. Zvolte nabídku Založit přejímku (2), v bloku Typ přejímky vyberte typ přejímky (3) a klikněte na tlačítko Další krok (4).

Krok 2 – Identifikace stavby a etapy, pro kterou se technická dokumentace předává

V bloku Stavba zadejte Číslo stavby (1) a stiskněte tlačítko Načti (2). Portál DPO ověří existenci stavby v interním systému provozovatele DS. Pokud stavba neexistuje, nelze pokračovat v přejímce. Pokud stavba existuje a má zadanou alespoň jednu etapu, zobrazí se výběrové pole Etapa stavby (3), ze kterého vyberete etapu stavby, pro kterou předáváte technickou dokumentaci. Zadejte technologii, u přejímky typu TD - samostatná přípojka má vždy hodnotu Místní sítě (4). Po vyplnění požadovaných údajů stiskněte tlačítko Založit přejímku (5). V tomto okamžiku je přejímka založena, po otevření nové záložky kliknutím na nabídku Přehled přejímek (6) s přidržením klávesy Ctrl uvidíte přejímku na prvním místě Seznamu přejímek (7) a kdykoliv se můžete vrátit k jejímu dokončení bez nutnosti znovu zadávat dříve vyplněné údaje.

Krok 3 – Zadání kontaktních údajů pro zasílání notifikačních mailů

V bloku Kontaktní údaje zadejte do povinného pole Preferovaný hodnotitel (1) e-mailovou adresu technika, kterému obvykle předáváte technickou dokumentaci. Na tuto e-mailovou adresu zašle portál DPO notifikační mail ve chvíli, kdy automatické formální kontroly proběhnou úspěšně a dokumenty přejímky budou k dispozici pro akceptaci v interním systému provozovatele DS. Na e-mailové adresy uvedené ve třech polích Kontaktní mail zašle portál DPO notifikační mail v okamžiku, kdy technik přejímku v interním systému provozovatele DS schválí nebo zamítne. Dvě nepovinná pole Kontaktní email (2) můžete v případě potřeby využít k zadání e-mailových adres dalších kolegů, které chcete informovat o schválení nebo zamítnutí přejímky. Po zadání e-mailových adres stiskněte tlačítko Další krok (3).

Krok 4 – Vložení dokumentů technické a ostatní dokumentace

V bloku Technická dokumentace vidíte seznam předávaných dokumentů, u každého dokumentu Vás portál DPO v bublinové nápovědě skryté za ikonou „i“ (1) informuje o správném názvu a povoleném počtu vkládaných dokumentů, ikona „!“ (2) signalizuje povinný dokument. Stiskněte tlačítko Vyberte soubory (3), v dialogovém okně operačního systému Zvolte soubory k nahrání (4) a potvrďte. Dialogové okno podporuje hromadný výběr, tzn. že můžete najednou vybrat a nahrát všechny dokumenty přejímky, které se nachází v jednom adresáři. U některých přejímek můžete také všechny soubory přejímky, včetně podsložek, nahrát jako ZIP archiv. Pro každý nahrávaný dokument zobrazí portál DPO v dolní části bloku Technická dokumentace výsledek operace (5). Pokud se nahrávání podaří, zobrazí portál DPO název dokumentu v Seznamu předávané dokumentace (6) a v případě potřeby je možné ho kliknutím na ikonu Koš smazat. Pokud se nahrávání nepodaří, je možné dokument znovu vybrat a nahrávání opakovat. Kliknutím na tlačítko Další krok (7) přejděte do bloku Ostatní dokumentace (8), kde lze stejným způsobem nahrát pomocné dokumenty přejímky, které nepodléhají žádným formálním požadavkům.

Krok 5 – Předání přejímky k automatické formální kontrole a ověření výsledku

V posledním bloku Zpracování se nachází tlačítko Předat ke kontrole, které je aktivní pouze v případě, že přejímka obsahuje všechny požadované dokumenty. Po jeho stisknutí se text změní na Odesílám. Počkejte, než se text změní zpět na Předat ke kontrole a tlačítko se stane neaktivním. To je signál, že portál DPO zahájil u PDF dokumentů kontrolu kompatibility se standardem PDF/A-1B a kontrolu elektronického podpisu, tzn. zda je podpis kvalifikovaný a má minimální požadovanou platnost 48 hodin, nezbytnou pro zahájení dlouhodobé údržby dokumentu v Digitálním archivu provozovatele DS. Vyberte nabídku Přehled přejímek (1) a ve sloupci Stav (2) uvidíte jednu z následujících možností:

  • Probíhá hodnocení (3) – formální kontroly proběhly úspěšně, technik obdržel notifikační mail a přejímka je připravena na jeho akceptaci v interním systému provozovatele DS, ikona Oko signalizuje, že přejímku v tomto stavu nemůžete editovat
  • Chyba formální kontroly (4) – některý z dokumentů neprošel formální kontrolou, kliknutím na ikonu Tužka otevřete detail přejímky a opravte chyby podle postupu v následujícím kroku
  • Probíhá formální kontrola – formální kontroly, které běžně proběhnou do 60 vteřin, ještě nebyly dokončeny, opakovaným výběrem nabídky Přehled přejímek můžete informace o průběhu kontrol aktualizovat nebo můžete počkat na automatickou aktualizaci zobrazení, které se provádí každou minutu (pokud je po uplynutí 5 minut předaná přejímka stále v tomto stavu, zašlete její detaily na e-mailovou adresu distribuce-plynu-online@gasnet.cz)

Krok 6 – Oprava přejímky, ve které automatická formální kontrola nalezla chyby

Kontaktní maily a dokumenty přejímky, která je ve stavu Chyba formální kontroly otevřená pro editaci, lze opravit, kromě dokumentů, u nichž kontrola nenašla žádnou chybu, tyto dokumenty jsou označeny ikonou Hodiny (1). Dokumenty, které kontrola označila jako chybné jsou označeny ikonou „!“ (2) a lze je stisknutím tlačítka Vyberte soubory nahradit stejně pojmenovaným opraveným dokumentem nebo kliknutím na ikonu Koš vymazat a vložit odlišně pojmenovaný opravený dokument. Náhrada je signalizována ikonou Šipky (3). Podrobné informace o zjištěných chybách se zobrazí po kliknutí na ikonu Soubor (4) v Protokolu formální kontroly (5), který pro každý PDF dokument obsahuje informaci o výsledku kontroly formátu PDF/A a výsledku kontroly elektronického podpisu (6). Po dokončení opravy v režimu Editace přejímky stiskněte tlačítko Předat ke kontrole a postupujte stejně jako v předchozím kroku.

Krok 7 – Oprava přejímky, kterou technik zamítl

Při zamítnutí přejímky technikem je na všechny Kontaktní e-mailové adresy zaslán notifikační mail. Zamítnutá přejímka je v Přehledu přejímek ve stavu Zamítnuto (1) a v bublinové nápovědě se zobrazuje Důvod zamítnutí (2). Ikonou Tužka otevřete přejímku pro editaci (důvod zamítnutí se zobrazuje i v záhlaví editačního režimu přejímky) a nahraďte dokumenty, které technik zamítl. Stejně jako dokumenty, které formální kontrola vyhodnotila jako chybné (viz předchozí krok), jsou tyto dokumenty označeny ikonou „!“ a lze je stisknutím tlačítka Vyberte soubory nahradit stejně pojmenovaným opraveným dokumentem. Náhrada je signalizována ikonou Šipky, ale dokument už nelze smazat. Dokumenty, které technik schválil, nelze nahradit, jsou označeny ikonou Zaškrtnutí. Po dokončení opravy v režimu Editace přejímky stiskněte tlačítko Předat ke kontrole a postupujte stejně jako v předchozím kroku.

Pokud je vše v pořádku, pak technik potvrdí Zápis o technické přejímce, případně další požadované dokumenty, svým elektronickým podpisem a přejímku schválí. Notifikační mail o schválení přejímky, obsahující odkaz pro stažení dokumentů podepsaných technikem, je zaslán na všechny Kontaktní e-mailové adresy. Přejímku máte k dispozici v Přehledu přejímek ve stavu Schváleno (3) po dobu jednoho měsíce, pak se přestane zobrazovat.

V případě, že se Vám nepodaří zpracovat přejímku technické dokumentace podle této nápovědy, kontaktujte nás, prosíme, na e-mailové adrese distribuce-plynu-online@gasnet.cz.

Videonávody