Nápověda

Elektronické přejímky provozu a údržby

Schéma procesu elektronických přejímek provozu a údržby

Celý proces elektronické přejímky probíhá z pohledu Technika RO na portálu DPO a skládá se ze tří základních částí:

  1. Příprava a předání dokumentace Technikem RO
  2. Automatická kontrola formálních náležitostí dokumentace portálem DPO
  3. Akceptace dokumentace technikem dokumentace PZ, jejíž výsledek (schválení nebo zamítnutí) portál DPO zobrazí

Příprava dokumentace v elektronické formě

Pro úspěšné zahájení elektronické přejímky musí dokumenty splňovat formální náležitosti, které portál DPO automaticky kontroluje. Teprve dokumenty splňující tyto formální náležitosti se dostanou k technikovi dokumentace PZ, který posuzuje, zda je schopen s jejich využitím zakreslit požadované změny distribuční sítě v GDO. Postup přípravy:

  1. Povinné dokumenty přejímky naskenujte do jednoho (zápis o vpuštění plynu) nebo do dvou (předávací protokol, ostatní doklady) souborů, skenujte barevně s rozlišením max. 300 – 600 dpi tak, aby velikost souboru nepřesáhla 25 MB.
  2. Na portálu DPO naskenované soubory s využitím funkce Přejímka dokumentace / Konverze do PDFA převeďte do archivačního formátu PDF/A.
  3. Soubory pojmenujte v závislosti na obsahu dokumentu a typu technologie (text STAVBA ve vzorovém názvu souboru nahraďte 10-místným číslem stavby nebo 12-místným číslem hlášení, oddělte podtržítkem od kódu dokumentu a za podtržítko můžete do textu POPIS doplnit nepovinný text, který blíže specifikuje obsah dokumentu), pokud např. předáváte zápis o vpuštění plynu pro STL plynovody stavby 7700071317, bude název předávaného souboru 7700071317_MS13.PDF):
  4. Dokumenty podepište svým platným kvalifikovaným elektronickým podpisem, tento podpis musí být neviditelný (nesmí se zobrazovat v textu dokumentu) a musí mít minimální požadovanou platnost 48 hodin, nezbytnou pro zahájení dlouhodobé údržby dokumentu v Digitálním archivu provozovatele DS.
  5. Další nepovinně předávané dokumenty (např. schéma zprovozněné části distribuční sítě, seznam přípojek) naskenujte do jednoho souboru, skenujte barevně s rozlišením max. 300 – 600 dpi tak, aby velikost souboru nepřesáhla 25 MB. V případě, že soubor je větší než 25 MB, naskenujte předávané dokumenty do více souborů. Naskenovaný soubor s využitím funkce portálu DPO Přejímka dokumentace / Konverze do PDFA převeďte do archivačního formátu PDF/A. Dokument nepodepisujte.

Krok 1 – Zahájení elektronické přejímky

Do webového prohlížeče zadejte adresu portálu DPO určenou pro interní uživatele https://dpo.gasnet.cz/uzivatel-interni/prihlaseni a zvolte nabídku Přejímka dokumentace (1) / Založit přejímku (2). V bloku Typ přejímky vyberte typ přejímky (3) a klikněte na tlačítko Další krok (4).

Krok 2 – Identifikace stavby nebo opravy, pro kterou se dokumentace předává

V bloku Stavba zadejte Číslo stavby nebo Číslo hlášení (1), u stavby stiskněte tlačítko Načti (2). Portál DPO ověří existenci stavby nebo opravy v interním systému provozovatele DS. Pokud stavba nebo oprava neexistují, nelze pokračovat v přejímce. Pokud stavba existuje a má zadanou alespoň jednu etapu, zobrazí se výběrové pole Etapa stavby (3), ze kterého vyberete etapu stavby, jejíž dokumentaci předáváte. U přejímky Vpuštění plynu zadejte Datum vpuštění plynu (4) uvedené v zápisu a zvolte Technologii (5). Po vyplnění požadovaných údajů stiskněte tlačítko Založit přejímku (6). V tomto okamžiku je přejímka založena, po otevření nové záložky kliknutím na nabídku Přehled přejímek (7) s přidržení klávesy Ctrl uvidíte přejímku na prvním místě Seznamu přejímek (8) a kdykoliv se můžete vrátit k jejímu dokončení bez nutnosti znovu zadávat dříve vyplněné údaje.

Krok 3 – Zadání kontaktních údajů pro zasílání notifikačních mailů

V bloku Kontaktní údaje můžete zadat do nepovinného pole Preferovaný hodnotitel (1) e-mailovou adresu technika dokumentace PZ, kterému obvykle dokumentaci předáváte. Na tuto e-mailovou adresu zašle portál DPO notifikační mail ve chvíli, kdy automatické formální kontroly proběhnou úspěšně a dokumenty přejímky budou k dispozici pro akceptaci v interním systému provozovatele DS. Na e-mailové adresy uvedené ve třech polích Kontaktní mail zašle portál DPO notifikační mail v okamžiku, kdy technik dokumentace PZ přejímku v interním systému provozovatele DS schválí nebo zamítne. Dvě nepovinná pole Kontaktní email (2) můžete v případě potřeby využít k zadání e-mailových adres dalších kolegů, které chcete informovat o schválení nebo zamítnutí přejímky. Po zadání e-mailových adres stiskněte tlačítko Další krok (3).

Krok 4 – Vložení dokumentace

Do bloku Technická dokumentace vložte dokumenty přejímky. U přejímky Vpuštění plynu je to samostatně naskenovaný zápis o vpuštění plynu převedený do formátu PDF/A a elektronicky podepsaný. U přejímek Technické dokumentace je to samostatně naskenovaný předávací protokol a vše ostatní naskenované do dalšího souboru, oba dokumenty převedené do formátu PDF/A a elektronicky podepsané. Portál DPO Vás v bublinové nápovědě skryté za ikonou „i“ (1) informuje o správných názvech dokumentů, ikona „!“ (2) signalizuje, že dokument je povinný. Stiskněte tlačítko Vyberte soubory (3), v dialogovém okně operačního systému Zvolte soubor k nahrání (4) a potvrďte. Pro nahrávaný dokument zobrazí portál DPO v dolní části bloku Technická dokumentace výsledek operace (5). Pokud se nahrávání podaří, zobrazí portál DPO název dokumentu v Seznamu předávané dokumentace (6) a v případě potřeby je možné ho kliknutím na ikonu Koš smazat. Pokud se nahrávání nepodaří, je možné dokument znovu vybrat a nahrávání opakovat. Kliknutím na tlačítko Další krok (7) přejděte do bloku Ostatní dokumentace (8), kde lze stejným způsobem nahrát nepovinné dokumenty přejímky, např. schéma zprovozněné části distribuční sítě, nebo seznam přípojek. Tyto dokumenty nepodléhají žádným formálním požadavkům, měly by však být ve formátu PDF/A.

Krok 5 – Předání přejímky k automatické formální kontrole a ověření výsledku

V posledním bloku Zpracování se nachází tlačítko Předat ke kontrole, které je aktivní pouze v případě, že přejímka obsahuje všechny požadované dokumenty. Po jeho stisknutí se text změní na Odesílám. Počkejte, než se text změní zpět na Předat ke kontrole a tlačítko se stane neaktivním. To je signál, že portál DPO zahájil u PDF dokumentů kontrolu kompatibility se standardem PDF/A-1B a kontrolu elektronického podpisu, tzn. zda je podpis kvalifikovaný a má minimální požadovanou platnost 48 hodin, nezbytnou pro zahájení dlouhodobé údržby dokumentu v Digitálním archivu provozovatele DS. Pak vyberte nabídku Přehled přejímek (1) a ve sloupci Stav (2) uvidíte jednu z následujících možností:

  • Probíhá hodnocení (3) – formální kontroly proběhly úspěšně, technik dokumentace PZ obdržel notifikační mail a přejímka je připravena na jeho akceptaci v interním systému provozovatele DS, ikona Oko signalizuje, že přejímku v tomto stavu nemůžete editovat
  • Chyba formální kontroly (4) – dokumenty neprošly formální kontrolou, kliknutím na ikonu Tužka otevřete detail přejímky a opravte chyby podle postupu v následujícím kroku
  • Probíhá formální kontrola – formální kontroly, které běžně proběhnou do 60 vteřin, ještě nebyly dokončeny, opakovaným výběrem nabídky Přehled přejímek můžete informace o průběhu kontrol aktualizovat nebo můžete počkat na automatickou aktualizaci zobrazení, které se provádí každou minutu (pokud je po uplynutí 15 minut předaná přejímka stále v tomto stavu, obraťte se na některého z klíčových uživatelů Přejímky dokumentace)

Krok 6 – Oprava přejímky, ve které automatická formální kontrola nalezla chyby

Kontaktní maily a dokumenty přejímky, která je ve stavu Chyba formální kontroly otevřená pro editaci, lze opravit. Chybný dokument je označen ikonou „!“ (1) a lze ho stisknutím tlačítka Vyberte soubory nahradit stejně pojmenovaným opraveným dokumentem nebo kliknutím na ikonu Koš vymazat a vložit odlišně pojmenovaný opravený dokument. Náhrada je signalizována ikonou Šipky (2). Podrobné informace o zjištěných chybách se zobrazí po kliknutí na ikonu Soubor (3) v Protokolu formální kontroly (4), který obsahuje informaci o výsledku kontroly formátu PDF/A a výsledku kontroly elektronického podpisu (5). Po dokončení opravy v režimu Editace přejímky stiskněte tlačítko Předat ke kontrole a postupujte stejně jako v předchozím kroku.

Krok 7 – Oprava přejímky, kterou technik dokumentace PZ zamítl

Při zamítnutí přejímky technikem dokumentace PZ je na všechny Kontaktní e-mailové adresy zaslán notifikační mail. Zamítnutá přejímka je v Přehledu přejímek ve stavu Zamítnuto (1) a v bublinové nápovědě se zobrazuje Důvod zamítnutí (2). Ikonou Tužka otevřete přejímku pro editaci (důvod zamítnutí se zobrazuje i v záhlaví editačního režimu přejímky) a nahraďte dokumenty přejímky stejně pojmenovaným opraveným dokumentem. Náhrada je signalizována ikonou Šipky. Po dokončení opravy v režimu Editace přejímky stiskněte tlačítko Předat ke kontrole a postupujte stejně jako v předchozím kroku.

Pokud je vše v pořádku, pak technik dokumentace PZ přejímku schválí a notifikační mail o schválení přejímky je zaslán na všechny Kontaktní e-mailové adresy. Přejímku máte k dispozici v Přehledu přejímek ve stavu Schváleno (3) po dobu jednoho měsíce, pak se přestane zobrazovat.

V případě, že se Vám nepodaří zpracovat přejímku podle této nápovědy, kontaktujte některého z klíčových uživatelů Přejímky dokumentace.